█ 國立陽明大學學生申請出席國際會議補助問答集

國立陽明大學學生申請出席國際會議補助問答集

 

申請前

申請資格

1.      Q: 如六月辦妥離校畢業,還可以申請畢業之後的出席國際會議補助嗎?

   A: 不行,申請前與出席國際會議當下,必須擁有在學學生身分方得申請。

2.      Q: 我跟另外幾位同學都是同一個指導老師,每人可否都提出申請?

   A: 參加一般性的國際會議,校方原則上至多補助兩位隸屬同一實驗室與指導教授的同學。唯若參加大型國際會議者,校方將斟酌予以增加名額。

3.      Q: 我是論文的第二作者,可以提出申請嗎?

   A: 申請人須為論文第一作者方可提出申請。唯若指導教授為第一作者,申請人方可以第二作者身分提出申請。

申請相關

4.      Q: 我忘記3個月前先到線上登記系統填寫,是否還可以提出申請?

   A: 校方基於鼓勵優秀同學出國發表論文,原則上在會議開始日前兩個月送件尚可接受,唯不得晚於兩個月前送件,逾期恕不受理。儘早送出申請案者,將可提早確定是否獲得補助。

5.      Q: 我有缺應備文件,趕不及在會議前兩個月準備齊全送出申請案該怎麼辦?

   A: 大會接受函可於收到大會通知後始後補,其餘文件仍應在會議開始日兩個月前繳交。

     論文全文遲應於會議開始日三周前繳交,其餘文件仍應在會議開始日兩個月前繳交。

6.      Q: 我想參加在臺灣地區舉行的國際會議,可否提出申請?

   A: 不行。學生出席國際會議經費僅補助學生參加在國外舉行之國際會議。

校外補助

7.      Q: 除了申請校內出席國際會議補助之外,還可以申請其他補助嗎?

   A: 可以。校方鼓勵優秀的同學向校外單位申請補助,唯須遵守各單位機構訂定之辦法。

8.      Q: 還有哪些校外單位可以申請?

   A: (1)傑出人才發展基金會。

       (2)科技部。

  申請辦法請詳見各連結網站。

9.      Q: 以上二機構申請時間為何?

   A: (1)傑出人才發展基金會: 校內申請送件至少須為會議前2個月+10天

       (2)科技部: 線上申請須為會議當月40個工作天。

       逾期請恕不予辦理。

 

繳交紙本申請文件後

10.  Q: 送出申請案後,大約多久可以知道結果? 審查結果會以何種形式通知我?

 A:  (1) 國際事務處收到申請案後,送交初審委員審理大約需三的時間。

     (2) 每月約舉行2次國際合作審查會議,審查會議結束一周後會以email通知,申請表上的email address務必填寫正確(注意大小寫)

     (3) 較晚送件而未趕上該月審查會者,本處將自動將案件順延至下月審查會審理。

         (4) 若直至開會前尚未收到審查結果通知者,務必致電承辦人員詢問。

11.  Q: 收到審查通知後,還有收到紙本的初審核分表,我需要如實按照建議修改嗎?

 A: 初審委員的評分可供您修改論文的依據,論文是否修正不需再回報國際事務處,建議仍須與指導教授討論。

 

會議結束後核銷事宜

12.  Q: 我要先填寫國外出差旅費報告表?

A: 同學可先下載空白的表單,填寫姓名/出差事由/時間/欲核銷項目/匯款人資訊(包含受款人身分證字號與郵局帳戶),並在下方出差人處簽名,並請系所主管於下方單位主管處蓋章,連同其餘核銷單據繳交至國際事務處。

13.  Q: 我有獲得科技部和其他機構的補助,那我該繳交哪些單據呢?

 A: 科技部補助者,機票費優先送科技部核銷(科技部核銷事宜請洽行政大樓三樓主計室張惠小姐 分機2097 ),校內核銷請繳納:

(1)   國外出差旅費報告表

(2)   登機證正本+影本

(3)   科技部補助核定函

(4)   回國心得報告(科技部格式)

(5)   出國前一天台灣銀行美金匯率表

(6)   大會手冊封面

(7)   若欲核銷註冊費,請附上註冊費收據(不論正本影本均須於其上親筆簽名)

      A: 傑出人才發展基金會補助者,請按照公文上面說明辦理核銷事宜,逕自於該會規定期限內繳交核銷文件至傑出人才發展基金會。

14.  Q: 搭乘外國航空該如何辦理核銷?

 A: 請至主計室下載國立陽明大學因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書(校長核章處可空白)

15.  Q: 登機證不慎遺失,該如何辦理核銷?

 A: 若登機證遺失,如校方核可的補助金額足夠核銷生活費,將核以生活費報支,另請附上護照上此次入出境戳章影本,並於其上親筆簽名

如無法足以核銷生活費,請至主計室下載支出證明單附上。

16.  Q: 送出核銷單據,國際事務處確認過沒有問題以後,大約多久可以收到補助款呢?

 A: 因申請者眾,主計室需較長時間審核,後端作業至少要5-6周時間匯款至帳戶,若超過1個半月未收到款項請來電詢問國際事務處承辦人員。

17.  Q: 我參加完國際會議回來後,馬上就要辦理離校手續了,請問我還可以領到補助款嗎?

 A: 可以,補助款項在您辦妥離校手續後,仍會匯到您的帳戶。

18.  Q: 我的回國心得報告會要上傳到哪裡呢?

 A: 請將電子檔寄到國際事務處承辦人員信箱(Email住址會使用灌水程式保護機制。你需要啟動Javascript才能觀看它),國際事務處會將您的心得報告上傳到公開的網頁空間供大家瀏覽。

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